Заполнение трудовой книжки

Самое важное по теме: "Заполнение трудовой книжки" с профессиональными комментариями. Если вы в процессе чтения не нашли ответ на интересующий вопрос или сомневаетесь, то его всегда можно задать дежурному юристу.

Заполнение трудовой книжки

Трудовое законодательство обязывает работодателя – организацию или индивидуального предпринимателя вести трудовые книжки
на каждого сотрудника, проработавшего свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для работника основной (ст. 66 и 309 Трудового кодекса РФ).

Все записи в трудовую книжку вносят чернилами синего, фиолетового или черного цвета. И без каких-либо сокращений.

Трудовую книжку работник предъявляет при заключении трудового договора.
Предусмотрено два случая, когда в предъявлении трудовой книжки нет необходимости:

  1. при поступлении на работу в организацию по совместительству (ст. 283 ТК РФ);
  2. при поступлении на работу впервые (ст. 65 ТК РФ).

Как заполнить самый первый — титульный лист книжки.

  1. Фамилию, имя и отчество работника указывается полностью.
    Данные можно взять из паспорта или другого документа, удостоверяющего личность. Например, водительских прав, военного билета или заграничного паспорта. Не заменяйте имя и отчество инициалами.
  2. Дату рождения пишут арабскими цифрами.
    Число и месяц обозначают двузначными кодами. А год — четырехзначным кодом. Не следует писать месяц словами.
  3. Образование.
    Данные в эту строку вносят на основании аттестата, удостоверения или диплома. Здесь может быть указано «высшее профессиональное», «среднее общее», «среднее профессиональное образование» и т. д. Также здесь можно указать незаконченное образование того или иного уровня.
  4. Профессия, специальность.
    Данные также указываются исходя из документов об образовании.
  5. Дата заполнения.
    Поставьте текущую дату, на которую вы оформляете трудовую книжку. Месяц можно указать как цифрами, так и словами. Ошибкой это не будет.
  6. Подпись владельца книжки.
    В этой графе должен расписаться сам работник.
  7. Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек.
    Ее ставит тот, кто собственно и оформляет документ. Обычно это начальник отдела кадров. Но так как кадровую работу зачастую выполняет бухгалтер, то здесь может стоять и его подпись.
  8. Место для печати.
    Ставится печать компании. Можно поставить и печать кадровой службы, если такая есть.

Всем сотрудникам, которые проработали в компании больше пяти дней, нужно внести запись в трудовую книжку.
Это касается только основного места работы.

Прием на работу

  1. Внесите данные об организации в графу 3 раздела «Сведения о работе».
    Здесь укажите полное наименование организации. А также сокращенное, если оно есть.
  2. В графе «№ записи» проставьте порядковый номер.
    Соответственно, если это первая запись — в графе будет стоять «1».
  3. Дата. Укажите дату приема на работу арабскими цифрами.
  4. На одном уровне с датой приема в графе 3 внесите запись о приеме на работу.
    Если вы нанимаете человека в определенное структурное подразделение, то укажите его наименование. Здесь же укажите наименование должности работника, согласно штатному расписанию.
  5. В графе 4 укажите номер и дату документа, на основании которого сотрудника приняли в организацию.
    Как правило, это приказ о приеме на работу.

Прием на работу по совместительству

Запись о совместительстве вносят в трудовую книжку по желанию работника.
То есть, если сотрудник сам вас об этом не просит, запись вносить не нужно. Нарушения в этом нет.
Но если работник попросил вас об этом, то внесите данные аналогично основному месту работы под следующим порядковым номером.
Запись делает именно работодатель по основному месту работы на основании заверенной копии приказа о приеме или справки с места работы по совместительству.

Перевод сотрудника в другое подразделение или на новую должность.

Увольнение

Самое распространенное основание для увольнения — увольнение по собственному желанию.

  1. В графе «№ записи» проставляентя порядковый номер записи.
  2. Дата.
    Дата увольнения указывается арабскими цифрами.
    Датой увольнения считается последний рабочий день сотрудника.
  3. В графу 3 вносится запись об увольнении с указанием причин.
    А также указывается ссылка на статью Трудового кодекса, на основании которой сотрудник уволен.
    Например, при увольнении по собственному желанию нужно сослаться на пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса.
    Если по соглашению сторон, то ссылка будет на пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса.
  4. В графе 4 указывается номер и дата документа, на основании которого работника уволили.
    Обычно это приказ о расторжении трудового договора.
  5. При увольнении работника все записи, которые сделаны за время работы сотрудника в компании, заверяются печатью компании и подписью руководителя или другого лица, уполномоченного на это.
    Попросите и сотрудника поставить свою подпись под всеми записями.

Предположим, в трудовой книжке обнаружена неверная запись и теперь ее нужно исправить.
Но не спешите зачеркивать или замазывать ошибочные данные. Правила заполнения трудовых книжек это запрещают.
Единственно возможный вариант — это признать запись недействительной.
И только после этого внести новую.

  1. В графе «№ записи» проставьте порядковый номер записи.
  2. Дата. Укажите дату, на которую вы признаете ошибочную запись недействительной.
    То есть ту дату, когда вы вносите исправления.
  3. В графе 3 пропишите «Запись под №___ недействительна».
  4. В графе 2 укажите дату новой, теперь уже верной, записи.
  5. Правильную запись внесите в графу 3.
  6. В графе 4 укажите номер и дату документа, на основании которого вы внесли правильные данные.

Трудовая книжка работника в 2019 году

Что это такое

Трудовая книжка – обязательный документ кадрового учета, содержащий сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Вести их обязаны все работодатели, как организации (вне зависимости от организационно-правовой формы), так и ИП. Исключение сделано лишь для работодателей-физических лиц (не зарегистрированных в качестве ИП).

Трудовые книжки необходимо оформлять по каждому сотруднику, в случае, если он работает более 5 дней и эта работа является для него основной. Для сотрудника, принятого на работу впервые, трудовая книжка открывается не позднее 7 дней с даты трудоустройства.

В трудовую книжку вносятся вся основная информация о работнике, выполняемой им работе, переводах на другие должности, поощрениях и увольнениях. Сведения о взысканиях, наложенных на работника (выговор, предупреждение, штраф) в книжку не заносятся.

Бланк трудовой книжки и вкладыша

В настоящие время действуют две формы трудовых книжек:

Если у сотрудника книжка старого образца, она все равно считается действительной и не подлежит замене на новую (образца 2004 года). Все книжки (как старого, так и нового образца) заполняются по новым правилам.

Вкладыш в трудовую книжку (скачать бланк).

Инструкция по заполнению трудовой книжки

Основания для заполнения трудовой книжки

Трудовая книжка заполняется на основании следующих документов:

  • приказ о приеме на работу, переводе, поощрении, увольнении;
  • паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
  • диплом, аттестат, сертификаты о повышении квалификации и иные документы, подтверждающие образование, квалификацию и специальные знания работника.

Требования к заполнению трудовой книжки

При заполнении трудовой книжки необходимо учесть следующие требования:

  • язык заполнения – русский;
  • даты указываются арабскими цифрами (например, 01.01.2003);
  • сведения вносятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета;
  • не допускаются никакие сокращения (например, пр. вместо «приказ», распр. вместо «распоряжение» и т.д.);
  • не допускается зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении»;

Примечание: если допущена такая ошибка, то она исправляется путем внесения записи под следующим номером в формате «Запись за номером таким-то недействительна»» и затем, следующей строкой указывается верная запись с дублированием номера и даты приказа.

  • со всеми записями, внесенными в трудовую книжку, работник должен быть ознакомлен под роспись в личной карточке, в которой также дублируются все сведения;
  • в трудовую книжку вносятся сведения также о военной службе, прохождении обучения, повышении квалификации и переквалификации;
  • записи о премиях, выплачиваемых ежемесячно, в трудовую книжку не вносятся.
  • Читайте так же:  Куда пойти учиться после 9 класса коррекционной школы 8 вида

    Особенности заполнения трудовой книжки

    При заполнении трудовой книжки важно учесть следующие особенности:

    • Заполнение книжки начинается с графы 3, в которой необходимо указать полное и сокращенное наименование организации. Допускается вместо этого поставить печать с указанием наименования. Если работник принимается в филиал – указывается наименование головной организации.
    • После графы 3 заполняется графа 1, в которой указывается порядковый номер записи. При внесении записи должен соблюдаться порядок сквозной нумерации. То есть, если предыдущая запись была под номером 8, следующая будет под номером 9.
    • В графе 2 необходимо указать дату начала работы в соответствии с приказом.
    • В графе 3 (напротив даты начала работы) необходимо указать должность, специальность или профессию с указанием квалификации на которую принят работник и наименование подразделения в котором он будет трудиться.
    • В графе 4 указывается дата и номер приказа о приеме на работу.

    Примечание: ознакомится с подробной инструкцией по заполнению трудовой книжки можно здесь.

    Образец заполнения трудовой книжки

    Образцы заполнения записей в трудовой книжке вы можете посмотреть на этой странице.

    Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

    Помимо трудовой книжки работодатель должен вести документы по учету и движению трудовых книжек:

    [2]

    • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (скачать бланк);
    • приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (скачать бланк).

    Примечание: в случае, если данные книги учета у работодателя отсутствуют на него может быть наложен штраф в размере от 1 000-5 000 руб. для должностных лиц и от 30 000-50 000 руб. для организации.

    Хранение, ведение и выдача трудовых книжек

    Ведением и хранением трудовых книжек обычно занимается отдел кадров. В небольших компаниях эту обязанность может исполнять сотрудник отдела бухгалтерии или непосредственно сам руководитель (предприниматель).

    Ответственный за хранение и ведение трудовых книжек и ее бланков назначается приказом руководителя (ИП), составленным в свободной форме. Все трудовые книжки должны хранится в сейфе или в несгораемом шкафу. Срок хранения – не менее 50 лет.

    Нужно ли вести трудовые книжки микропредприятиям в 2019 году?

    Обратите внимание, что обязанность оформлять трудовые книжки для субъектов малого и среднего предпринимательства, отнесенных к микропредприятиям, на 2019 год сохранена. Изменения, упрощающие кадровый учет микропредприятий, затрагивают только возможность отказа от ведения кадровой документации. Напомним, что ранее обсуждалась возможность отказа указанных субъектов от ведения трудовых книжек, но из последней редакции документа данное положение было исключено.

    Записи в трудовую книжку (образец)

    ​Записи в трудовой книжке

    Трудовая книжка – это документ, в котором отражается вся трудовая биография работника. Несмотря на давние разговоры о ее отмене, пока этого не произошло.

    Никакой документ и даже имеющаяся в Пенсионном фонде информация о периоде работы и произведенных за это время отчислениях не могут полноценно заменить запись, содержащуюся в трудовой книжке.

    Чем регулируются вопросы трудовых книжек

    О трудовых книжках, правилах их ведения и заполнения говорят нормативные акты.

    Главные нормы об этом содержатся в статье 66 Трудового кодекса РФ, часть 4 которой говорит о том, что в этот документ заносится следующая информация о работнике и его труде:

    • о выполняемой им работе (приеме на работу по конкретной должности (профессии) в определенное подразделение);
    • о переводах на другую постоянную работу внутри организации;
    • об увольнении работника с указанием в качестве основания пункта и статьи ТК РФ;
    • о награждениях и поощрениях за успехи в работе.

    Информация о наложенных на работника дисциплинарных взысканиях в трудовую книжку не вносится, если только этим взысканием не является увольнение (ч. 1 ст. 192 ТК РФ).

    В развитие ст. 66 ТК РФ изданы Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225) (далее – Правила), а также Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда от 10 октября 2003 г. N 69) (ниже по тексту – Инструкция).

    Кто вносит записи в трудовые книжки

    Запись в трудовой книжке производится работодателем, с которым у работника в данный момент существуют трудовые отношения.

    Эти функции осуществляет специально уполномоченное должностное лицо, назначенное приказом работодателя ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых.

    Назначается оно приказом или распоряжением работодателя. Обычно такую ответственность возлагают на конкретного работника кадровой службы или бухгалтера, непосредственно работающего с трудовыми книжками (но не просто на лицо, занимающее должность инспектора по кадрам, например).

    Никакая другая организация не вправе вносить записи в трудовую гражданина, не состоящего с ней в трудовых отношениях. Исключение составляют только случаи при оформлении дубликата трудовой: тут записи могут вноситься правопреемниками ликвидированной организации – бывшего работодателя, а также действующим работодателем при внесении записи в этот документ на основании справок о прежних местах его работы.

    Поэтому априори мошенническими являются рекламируемые в интернете услуги по внесению записей в трудовые книжки (типа «поможем сделать запись в трудовой книжке» и «подскажем, где это сделать».

    Сроки внесения записей в трудовую книжку

    Закон устанавливает четкие сроки внесения информации в трудовую книжку.

    Согласно ч. 3 ст. 66 ТК РФ трудовые книжки работников (за исключением совместителей) ведутся работодателем на каждого работника, проработавшего у него более 5 дней. Следовательно, не позднее пятидневного срока работодатель обязан завести работнику трудовую книжку (если он прежде ее не имел или утратил) и во всех случаях внести в этот срок запись о приеме на работу.

    Записи о переводах, изменениях в наименованиях, награждениях делаются работодателем в недельный срок, а при увольнении – в этот же день (п. 10 Правил).

    Общие правила внесения записи в трудовую книжку

    Занесение информации в трудовые книжки строго регламентировано Правилами и Инструкцией.

    Вносить ее необходимо в соответствующий раздел бланка трудовой книжки, а сами ее формулировки должны соответствовать закону и приказу (распоряжению) работодателя.

    Для всех разделов трудовой книжки есть общие правила:

    • даты записываются арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными). Так, если работник принят на работу 21 ноября 2016 г., в трудовой пишется: «21.11.2016»;
    • все записи должны производиться аккуратно, ручкой или чернилами установленных цветов (черным, синим или фиолетовым);
    • любые сокращения неприемлемы (так, запрещено писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение» и т.д.);
    • записи должны иметь порядковый номер (в пределах своего раздела);
    • зачеркивание внесенных неточных, неправильных или других признанных недействительными записей в трудовой недопустимо, за исключением раздела «Сведения о работнике».

    Титульный лист трудовой книжки

    Первая страница трудовой, или титульный лист, содержит информацию о владельце документа. Заполняется она только на основании личных документов работника (паспорта, удостоверения, диплома, свидетельства и пр.).

    Неверное заполнение титульного листа грозит работнику большими проблемами в будущем (вплоть до обращения в суд за установлением факта принадлежности документа), поэтому тут необходимо проявить предельное внимание.

    Вопросам записей на титульном листе посвящены пункт 9 Правил и раздел 2 Инструкции.

    Заполнение раздела «Сведения о работе»

    Традиционно это самый используемый раздел, ведь именно сюда вносится важная информация о трудовом стаже.

    Первая запись в трудовой книжке – это практически всегда внесение наименования работодателя. Оно осуществляется таким образом: в графе 3 заголовком указывается полное, а также сокращенное (при его наличии) наименования организации; порядковый номер не ставится (п. 3.1 Инструкции).

    Далее в трудовой книжке следует запись о принятии или назначении на работу.

    Читайте так же:  Как вернуть деньги, если обманули в интернет магазине

    Для этого в графе третьей документа указываются информация о приеме в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если такое условие включено в трудовой договор), название должности (работы), специальности, профессии и квалификации. В графу четвертую записываются дата и номер приказа (распоряжения), по которому работник трудоустроен.

    В этот же раздел вносятся записи о постоянных переводах работника внутри организации, переменах наименования работодателя, присвоении работнику нового разряда (класса, категории), запись о работе по совместительству (по просьбе работника) и запись об увольнении в конце периода работы у данного работодателя.

    Скачать образцы формулировок записей в трудовую книжку

    Заполнение трудовой книжки в 2016 году. Образец

    Каждый человек, выходящий на заслуженную пенсию, сталкивается с необходимостью подтверждения своего стажа. На территории Российской Федерации документом, подтверждающим периоды работы, является трудовая книжка. Однако само по себе ее наличие не гарантирует отсутствие претензий к записям, содержащимся в ней, со стороны Пенсионного фонда или иных организаций. Для минимизации подобных рисков рекомендуем воспользоваться образцом заполнения трудовой книжки в 2016 году.

    Оформление трудовых отношений

    Отношения, связанные с исполнением должностных обязанностей, возникают с момента заключения работодателем и физическим лицом трудового договора. Данный императив прямо следует из содержания статьи 16 ТК России.

    При подписании указанного соглашения трудоустраивающийся гражданин должен представить предприятию следующие документы:

    • общегражданский паспорт. Он может быть заменен иным документом, подтверждающим личность работника;
    • трудовая книжка. Этот формуляр не представляется при первоначальном поступлении на работу, в этом случае его оформляет предприятие;
    • свидетельство СНИЛС;
    • диплом, сертификаты, иные бланки об образовании, навыках и квалификации работника;
    • документы воинского учета.

    Статья 65 Трудового кодекса Российской Федерации допускает возможность предприятия истребовать иные сведения, но только в случаях, прямо предусмотренных российскими нормативными актами.

    Среди указанных выше документов особое место занимает трудовая книжка, заполнение которой без ошибок гарантирует отсутствие проблем у работника при назначении пенсии.

    Из прямого предписания ст. 65 ТК РФ следует обязанность предприятия выдать новому работнику трудовую книжку при определенных условиях:

    • оформлении на работу первый раз в жизни;
    • утрате работником формуляра.

    При иных обстоятельствах оригинал названного документа должен находиться у физического лица, а также передаваться работодателю.

    Статья 66 ТК России предусматривает оформление трудовой книжки по утвержденным формам. Использование иных бланков, не отвечающих требованиям нормативных актов Российской Федерации, не допускается.

    Отечественное законодательство не предоставляет лицам, не являющимся предпринимателями или организациями, право на ведение и заполнение формуляров. Только субъекты предпринимательской деятельности обладают полномочиями на оформление таких документов, и исключительно на них распространяется порядок заполнения трудовой книжки.

    Трудовая книжка

    Частью 4 статьи 65 ТК России определен круг информации, подлежащей включению в трудовую книжку. В названном формуляре обязательно должны быть сведения о его владельце, должности, приеме на работу или увольнении, переводе, награждениях.

    Правительство Российской Федерации своим Постановлением от 16.04.2003 N 225 разработало и ввело в действие правила заполнения трудовых книжек. Этим же нормативным актом утверждена и форма документа, которая обязательно ведется на русском языке (пункт 6 названных предписаний). В некоторых случаях допускается дублирование на национальном языке республики, если он установлен.

    Вновь принимаемый на работу гражданин вправе рассчитывать на то, что в течение семи дней с момента заключения договора будет осуществлено заполнение на него новой трудовой книжки.

    Каждый заполненный формуляр должен содержать на титульном листе следующую информацию:

    • фамилию, имя, отчество владельца документа о стаже;
    • число, месяц и год его рождения;
    • образование;
    • специальность и профессию.

    Данные сведения берутся не произвольно, а исключительно из официальных документов. Без соблюдения указанного требования правильное заполнение трудовой книжки невозможно.

    Вышеуказанное правило следует из Инструкции, утвержденной Минтрудом Российской Федерации в Постановлении от 10.10.2003 N 69. Названный нормативный акт описывает детальный алгоритм заполнения документа о стаже гражданина.

    Пунктом 2.2 данных предписаний предусмотрено обязательное указание даты заполнения трудовой книжки на титульном листе. После отражения названной информации владелец формуляра своей подписью в специальной графе подтверждает достоверность и правильность внесенных данных. Обязательным является также наличие подписи должностного лица работодателя. Без соблюдения названных указаний оформление документа о стаже не будет завершено.

    Пункт 1.1 Инструкции содержит ответ на вопрос, какой ручкой заполнять трудовую книжку. Она должна оформляться перьевой, шариковой или же гелевой письменной принадлежностью. Допускаются чернила черного, синего или фиолетового цвета. Использование иных средств и приспособлений неправильно и приведет к порче бланка формуляра.

    Надо подчеркнуть, что нормативные акты Российской Федерации не содержат примера оформления первой страницы документа о стаже.

    Необходимо помнить, что начальная страница основного формуляра заполняется исключительно при первом трудоустройстве, а также в случае выдачи нового документа или его дубликата. При последующих поступлениях на работу этот раздел трудовой книжки заполнять не нужно.

    Скачать образец заполнения титульного листа трудовой книжки

    После надлежащего оформления записей на титульном листе необходимо оформить поступление гражданина на должность.

    Оформляя гражданина на работу, соответствующее должностное лицо должно указать полное наименование места исполнения служебных обязанностей. Эта информация отражается в графе 3 в качестве названия раздела.

    Ниже данных сведений отображается порядковый номер записи. Эта информация подлежит внесению в графу 1. В разделе 2 должна быть указана дата трудоустройства гражданина.

    В столбце, содержащем наименование работодателя, указываются структурное подразделение, должность физического лица. Графа 4 предназначена для отражения даты и номера приказа о приеме гражданина на работу.

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Следует учитывать, что только правильное оформление трудовой книжки как при зачислении в штат, так и в случае переводов и увольнений, гарантирует отсутствие у ее владельца проблем при расчете пенсии или в случае подтверждения стажа работы.

    Перевод работника

    После совершения записи о трудоустройстве гражданина такой сотрудник может быть переведен.

    В этом случае ниже информации о приеме на работу следует внести запись о переводе лица на новую должность. Заполнение соответствующих граф формуляра необходимо осуществлять с использованием того же алгоритма, что и в случае оформления трудовой книжки при приеме на работу. Нумерация всех сведений осуществляется в хронологическом порядке.

    Отражение повышения разрядов, классов, квалификации владельца трудовой книжки совершается аналогичным способом.

    Если сотрудник исполняет свои должностные обязанности на условиях внешнего совместительства, то он имеет право указать такую работу в своем документе, подтверждающем стаж.

    Для реализации названного права такой гражданин должен обратиться к основному работодателю. Обязательным условием для отражения перечисленных сведений является наличие приказа. Правила заполнения и хранения трудовых книжек предоставляют возможность внесения таких записей в формуляры только текущим работодателям. Физические лица, не зарегистрированные в качестве предпринимателей, не обладают правом на внесение в формуляры каких-либо записей.

    Из изложенного следует, что вносить сведения об увольнении совместителя должен текущий работодатель, а не предприятие, совершавшие запись о факте труда на условиях совмещения.

    Вся указанная выше информация также вносится в хронологическом порядке.

    Запись об увольнении

    Описывая общий алгоритм совершения записей в трудовых книжках, следует особенное внимание уделить порядку отражения сведений об увольнении гражданина.

    В отличие от оформления на работу при расторжении договора такая запись вносится в день увольнения. Согласно Правилам заполнения трудовых книжек в 2016 году внесение таких сведений ранее момента прекращения соответствующих отношений, а также после наступления указанных событий противоречит закону.

    Вне зависимости от причин расторжения договора основания для увольнения следует указывать согласно формулировкам, содержащимся в Трудовом кодексе Российской Федерации. Иное повлечет признание соответствующей записи недействительной.

    Раздел 5 Инструкции, введенной в действие Минтрудом Российской Федерации в Постановлении от 10.10.2003 N 69, содержит примеры внесения записей об увольнении по отдельным основаниям. По нашему мнению, по аналогии с образцами, содержащимися в правилах оформления трудовой книжки, следует совершать записи об увольнении по иным основаниям.

    Читайте так же:  Как получить выписку из егрн в электронном виде бесплатно

    Нумерация указанных выше сведений осуществляется в хронологическом порядке.

    Важной особенностью, характерной только для случаев прекращения исполнения сотрудниками своих должностных обязанностей, является необходимость удостоверения правильности сведений личной подписью работника. Данное предписание содержится в пункте 35 Правил, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225.

    В заключение необходимо отметить, что для ответа на вопрос, кто заполняет трудовую книжку, если нет кадровика, следует обратиться к формулировкам пункта 35 Правил. Указанным сотрудником является сам работодатель, то есть руководитель либо лицо, уполномоченное на совершение таких действий приказом или должностной инструкцией.

    Работник, не наделенный надлежащими правами, не может вносить записи в трудовую книжку.

    Инструкция по заполнению трудовых книжек

    Инструкция по заполнению трудовых книжек – нормативный документ, в котором содержатся правила корректного внесения в трудовую книжку информации о самом специалисте, а также всей его трудовой истории. Трудовая книжка – своего рода биография работника, которая подтверждает его резюме и предоставляет потенциальному работодателю достоверную информацию о накопленном сотрудником опыте. Вот почему корректное заполнение таких книжек – крайне важный момент, о котором пойдет речь в статье.

    Ведение и хранение трудовых книжек: правила в РФ в 2017 году

    Трудовая книжка является базовым документом, который с течением времени наполняется информацией о трудовом стаже специалиста. Согласно нормам ТК РФ, вновь принятый работник обязательно должен отдать свою трудовую книжку в фирму, в которую он пришел трудиться (ст. 65 ТК РФ). Исключение действует лишь для лиц, являющихся совместителями. Если же поступающий на работу нигде ранее не работал (к примеру, студент после окончания вуза), то трудовую книжку заводит для него работодатель.

    ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! При этом неважно, исполнилось ли кандидату на момент оформления 18 лет. Трудовую книжку фирма все равно обязана ему завести.

    При ведении таких документов фирма-работодатель должна руководствоваться нормами Правил ведения и хранения трудовых книжек (утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225), а также Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утвержденной постановлением Минтруда РФ «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» от 10.10.2003 № 69), действующими в 2017 году.

    В трудовой книжке должна быть зафиксирована информация обо всех компаниях, в которых специалист успел поработать (в качестве основного места работы) на протяжении своей трудовой жизни. Одновременно с этим, если сотрудник работает по совместительству и хочет, чтобы информация о его 2-й работе была также отражена в трудовой книжке, он вправе обратиться по своему основному месту работы с соответствующей просьбой. Важно помнить, что обратиться нужно именно к своему основному работодателю, поскольку именно он хранит трудовую книжку специалиста и вправе внести в нее дополнения (п. 3.1 Инструкции № 69).

    В дальнейшем в течение всего срока работы сотрудника на предприятии трудовая книжка остается у работодателя. Однако это не означает, что она хранится в неизменном виде. Если за время работы специалиста произошли какие-либо изменения в его служебном положении (перевод на другую должность, повышение и т. д.) либо если сотрудник был удостоен каких-либо поощрений (к примеру, наград), то работодатель обязан отразить такие факты в трудовой книжке (п. 4Правил № 225).

    ВАЖНО! В трудовой книжке отражается информация только о поощрениях. Если имели место какие-либо взыскания, то их не следует там фиксировать. Исключение предусмотрено только для одного случая: когда в результате проступка сотрудник был уволен в одностороннем порядке. Такой факт отразить работодатель обязан (п. 5 Правил № 225).

    Если же поступающий на работу в фирму специалист потерял свою трудовую книжку, компания должна будет завести для него новую.

    Для того чтобы обеспечить корректный учет имеющихся на предприятии трудовых книжек, фирма должна вести специальную книгу их учета и движения (п. 40 Правил № 225).

    При увольнении, соответственно, работник получает свою трудовую книжку назад. Если же он ее не получил обратно при уходе из фирмы, то компания хранит такую книжку и далее в соответствии с правилами архивного дела (п. 43 Правил № 225).

    Как правильно заполнить трудовую книжку: общие требования

    Правила хранения трудовых книжек и их ведения, а также инструкция по трудовым книжкам 2017 года закрепляют некоторые общие правила по их корректному заполнению.

    Так, компания-работодатель при отражении в трудовой книжке фактов из профессиональной жизни сотрудника должна использовать перьевую или гелевую ручку черного, синего или фиолетового цвета (п. 1.1 Инструкции по ведению трудовых книжек№ 69).

    Не менее важным правилом ведения трудовых книжекявляется сквозная нумерация (п. 11 Правил № 225). Это значит, что все факты, отражаемые в такой книжке, должны иметь собственный порядковый номер в соответствии с хронологией событий трудовой биографии сотрудника.

    Касаемо языковых требований в правилах к заполнению трудовых книжек следует заметить, что по общему правилу все они должны содержать информацию на русском языке. Однако если на территории, где действует фирма-работодатель, принят еще один, кроме русского, язык (к примеру, в республиках), то в трудовой книжке после записи на русском языке можно продублировать информацию уже на языке такой территории (п. 6 Правил № 225).

    Кроме того, работодателю следует помнить, что все формулировки должны быть прописаны полностью, т. е. без каких-либо сокращений (п. 1.1 Инструкции № 69).

    Инструкция о порядке ведения трудовых книжек: внесение сведений о самом работнике

    Правила заполнения трудовых книжек 2017 года предусматривают, что информация о самом специалисте в его трудовую книжку заносится либо в случае, если он впервые поступает на работу (ранее он нигде не работал, поэтому книжку оформляет его первый работодатель), либо если у работника меняется что-то существенное, т. е. такие сведения, изменение которых должно быть отражено в его трудовой книжке.

    Что же именно должен зафиксировать работодатель в рассматриваемом документе? Основные данные о нем (п. 2.1 Инструкции № 69):

    • ФИО специалиста, его дата рождения;
    • полученное образование (к примеру, высшее), присвоенная квалификация, специализация и т. д.

    ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Вся информация о работнике должна фиксироваться на основе подтверждающих документов, которые обязан предоставить сотрудник. Такими документами являются, к примеру, паспорт, военный билет, диплом о высшем (среднем и др.) образовании.

    Все указанные выше сведения вносятся в книжку сотрудника его первым работодателем, сразу после чего работник своей подписью (на 1-й странице) подтверждает корректность сведений о нем (п. 2.2 Инструкции № 69). Здесь же подписывается и представитель компании, после чего фирма должна проставить на первой странице свою печать, заверяя таким образом все написанное.

    В дальнейшем изменение информации о сотруднике (к примеру, если изменилась фамилия) в трудовой книжке также делает работодатель, при этом обязательна ссылка на документы, подтверждающие актуальность вновь введенных сведений.

    ВАЖНО! Если у сотрудника меняется фамилия, имя или отчество, то изменения в трудовой книжке производятся путем зачеркивания старых сведений и указания новых. Если необходимо изменить сведения об образовании/профессии, то прежние данные не зачеркиваются, а просто указывается ниже актуальная информация (пп. 2.3–2.4 Инструкции № 69).

    Инструкция по ведению трудовых книжек 2017: внесение сведений о месте работы специалиста

    Если по общему правилу информация о сотруднике заносится в трудовую книжку один раз, а в дальнейшем только актуализируется (при необходимости), то сведения, касающиеся места его работы, могут вноситься не только тогда, когда он покидает свою прежнюю компанию ради новой работы, но и чаще.

    Читайте так же:  Как оформить дом в собственность

    Итак, начнем с той информации, которую нужно отразить в книжке при поступлении на работу. Во-первых, в разделе «Сведения о работе» следует указать информацию о фирме-работодателе (наименование), а также дату, когда специалист поступил туда на работу (п. 3.1 Инструкции № 69).

    О том, в какой форме можно указать название компании в трудовой книжке, см. в материале «Роструд разрешил «штамповать» трудовые книжки».

    ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В качестве основания для отражения в трудовой книжке информации о фирме, в которую сотрудник пришел работать, выступает приказ компании о приеме на работу такого сотрудника. Именно на такой документ нужно сослаться при внесении записи.

    Кроме сведений о самой фирме, в трудовой книжке следует указать, чем именно занимается работник в компании (какую должность занимает, в каком отделе/департаменте трудится и т. д.), т. е. указывается информация о работе.

    [3]

    ВАЖНО! Информация о непосредственной работе сотрудника вносится в его трудовую книжку на основании штатного расписания. Поэтому если штатное расписание было изменено, то соответствующие изменения необходимо отразить и в трудовой книжке.

    Во-вторых, фирме важно не забыть, что если служебное положение сотрудника изменяется (к примеру, ему присваиваются новые производственные разряды или добавляется вторая профессия), то эти факты также нужно указать в трудовой книжке.

    Аналогичное правило действует, если работник получает какие-либо награды за результаты своей трудовой деятельности. Эти сведения также отражаются в трудовой книжке, но уже в разделе «Сведения о награждении».

    Если компания является основным работодателем сотрудника, работающего по совместительству где-то еще, то нужно помнить, что такой сотрудник может прийти с просьбой внести в трудовую книжку запись о его работе по совместительству. Главное для сотрудника – не забыть документ, подтверждающий его совместительство (п. 3.1 Инструкции № 69).

    Помимо указанного любой организации важно знать, как корректно отразить уход сотрудника из фирмы, поскольку в этом случае также нужно проставить отметку в его трудовой книжке. Так, запись об уходе специалиста фирма должна датироваться последним его рабочим днем.

    [1]

    ВАЖНО! Обязательно нужно указать, по какому именно основанию расторгнут трудовой договор (к примеру, по собственному желанию в соответствии с п. 3 ст. 77 ТК РФ).

    Если уход работника из фирмы связан с причинами, которые предполагают получение сотрудником определенных льгот, то такие причины должны быть указаны в записи об увольнении сотрудника (к примеру, в связи с уходом за ребенком до 14 лет).

    Если же работник в порядке перевода переходит трудиться на другую постоянную работу, то об этом также делается запись в его трудовой книжке со ссылкой на приказ фирмы о переводе.

    Кроме того, для ряда компаний может остро встать вопрос, как оформить увольнение сотрудников в связи с ликвидацией фирмы. Об этом см. в статье «Процедура увольнения в связи с ликвидацией организации».

    Правила ведения трудовых книжек и инструкция по заполнению трудовых книжек в 2017 году по-прежнему предписывают фирме-работодателю отражать в трудовой книжке все факты профессиональной биографии работника: прием на работу, изменение в служебном положении, получение наград, перевод на другую работу, увольнение и т. д. Сотруднику же следует помнить, что в его трудовой книжке должны содержаться актуальные сведения о нем. Поэтому если, к примеру, у него изменилась фамилия, образование и др., то следует как можно скорее обратиться к работодателю с тем, чтобы тот отразил указанные изменения в трудовой книжке. Кроме того, фирме важно соблюдать ряд требований к оформлению записей в трудовых книжках (сквозная нумерация, языковое оформление и пр.).

    Основные правила заполнения трудовых книжек

    На всех работников, которые официально оформлены, нужно заводить трудовые книжки. Правила по заполнению трудовых книжек должен знать каждый кадровик. При исполнении обязанностей по совместительству записи производятся только по желанию работника. Главные данные заполняются на основном месте работы.

    В обязанности кадровика входит проверка трудовой книжки на подлинность. В случае обнаружения несоответствий необходимо завести новую книжку. Если какой-то раздел закончился, то нужно оформить дополнительный вкладыш. В раздел «Сведения о награждениях» запрещено вносить данные о работе.

    Если предыдущая запись о приеме не закрыта, то вносить новую не разрешено. Сначала нужно юридически уволиться с прошлого места работы.

    Правила: заполнение трудовых книжек

    Перед заполнением данных о приеме необходимо убедиться, что личная информация работника вписана без ошибок. Проверить это можно по паспорту работника или другим удостоверениям личности. В случае ошибок запись в такую книжку производиться не может. Также она недействительна без печати и подписи.

    Общая информация

    Все даты, которые проставляются в трудовых книжках, должны быть выполнены арабскими цифрами. Год обязательно должен состоять из четырехзначного числа, месяц обозначается тоже числом.

    1. Записи нужно делать очень аккуратно, ручкой с пером или гелевой, чернилами, шариковой пастой черного, фиолетового или синего цветов. Не допускаются сокращения.
    2. Зачеркивания и исправления неточных или ошибочных сведений запрещены.

    Исправления производятся таким образом: пишется следующие номер и дата. В третьей графе указывается, что запись под таким-то номером недействительна. После этого делается правильная запись с указанием приказа, который дает основания производить исправления.

    Если запись по каким-то причинам признана недействительной, то исправления происходят по тому же принципу. Записи будут выглядеть приблизительно так в зависимости от ошибки: «Запись под таким-то номером недействительна, восстановлен на работе» или «Запись под порядковым номером таким-то недействительна, уволен по следующей причине». В четвертой графе указываются документы, по которым выполняется правильное редактирование.

    Если работник требует, то ему должен быть предоставлен дубликат, в который не внесена недействительная запись. При этом обязательно в верхнем правом углу главной страницы пишется слово «Дубликат». На титульной странице старой трудовой книжки помечается, что выдан дубликат, и его серия и номер.

    Правила заполнения данных о работнике

    Сведения о работнике заполняются соответственно Правилам по ведению книжек. Данные указываются на первой странице и имеют следующую форму:

    1. Фамилия работника, его имя и отчество не сокращаются, обязательно нужно указывать их полностью. Дата рождения тоже не должна быть сокращенной. Все личные данные заполняются на основании паспорта работника.
    2. Запись об образовании работника заполняется исключительно при наличии документов, его подтверждающих: диплом, удостоверение или аттестат.
    3. Если есть правильно заверенные документы о незаконченном образовании, то на их основании можно сделать запись.
    4. Специальность и профессия заполняются только так, как указано в документе. Это относится и к курсам повышения квалификации.

    После заполнения работник должен перечитать все данные, исключить наличие ошибок и поставить свою подпись, таким образом заверяя достоверность информации. Также первую страницу должно подписать лицо, уполномоченное вносить данные, которое несет ответственность за ведение книжки работника. Потом ставится печать организации, где была впервые заполнена трудовая.

    Все изменения, касающиеся фамилии, инициалов и даты рождения, производятся исключительно на основании паспорта или других документов, где подтверждаются новые данные. Нужно указать номер и дату этих документов.

    Вся информация вносится на главный лист трудовой книжки. Прежние данные нужно зачеркнуть одной чертой и записать новые. На обратной стороне проставляются регистрационные данные нового документа и заверяются подписью работника и печатью организации.

    Все дополнения и изменения, которые делаются на первой странице, могут осуществляться только при наличии уже имеющихся записей, или происходит заполнение строк без зачеркивания ранее сделанных записей.

    Правила ведения записей в трудовой книжке имеют немаловажное значение, так как это документ, который необходим работнику в течение всей жизни.

    Правила заполнения данных о работе

    В разделе «Сведения о работе», графа номер 3, в качестве заголовка указывается полное название организации, а также его аббревиатура. После этого в следующей строке в первой графе указывается номер записи, а во втором столбике – дата приема на работу.
    Читайте так же:  Как подать заявление в суд на алиэкспресс

    В третьей графе производится запись о принятии на работу, указываются структурное подразделение с точным наименованием и полное название должности. В четвертую графу вписывается документ, который является основанием для приема на работу. Обязательно нужно указать дату и номер этого документа. Эти данные должны строго соответствовать штатному расписанию организации.

    Все изменения, которые вносятся в штатную сетку, должны доноситься к сведению работника и отражаться в его трудовой книжке. По аналогии указываются приказ или распоряжение, которые аргументируют эти изменения. Дополнения, касающиеся повышения разряда или категории, тоже обязательно отображаются в трудовой книжке.

    Если человек выполнял обязанности по совместительству, то по его желанию может быть произведена запись по основному месту работы. Для этого он должен представить документ, который подтверждает эту деятельность.

    В первой графе раздела «Сведения о работе» указывается порядковый номер, во второй графе – дата приема на работу в роли совместителя. В третьем столбике делается запись о назначении работника совместителем, указываются название структурной единицы, название должности или профессии, квалификация. В четвертой графе отмечаются название, номер и дата документа, на основании которого совместитель выполнял свои обязанности.

    Если происходит изменение в названии организации, то это отображается в трудовой книжке в таком виде: «Организация такая-то переименована в такую-то с такого-то числа». В четвертом столбце указываются номер и дата документа, подтверждающего это.

    В случае, если лица отбывали наказание в виде исправительных работ, то запись о том, что время этих работ не включается в общий трудовой стаж, делается так: в разделе «Сведения о работе» в первом столбце ставится порядковый номер, во второй графе указывается дата. В третьем столбце делается запись «Время работы с даты такой-то по дату такую-то не засчитывается в непрерывный трудовой стаж». Дата указывается арабскими цифрами полностью. В четвертом столбце вписывается документ, который подтверждает данное действие, а также его номер и дата.

    Если необходимо восстановить трудовой стаж, то запись выглядит так: «Непрерывный трудовой стаж восстановлен с такой-то даты». Дата указывается цифрами, без сокращений. В четвертом столбце по аналогии указываются дата и номер соответственного документа.

    Заполнение данных о награждении

    Если работник был награжден, то эти данные должны быть внесены в трудовую книжку. В разделе «Сведения о работе», в третьей графе, нужно указать полное название организации. В первом столбце ставится порядковый номер, во втором столбце дата награждения. В третьем – подробно указывается, кем награжден работник, за что и какой наградой. В четвертой графе записывается документ, который подтверждает награждение, его номер и дата.

    Заполнение данных об увольнении

    • Запись об увольнении в книжке нужно сделать следующим образом. В первом столбце проставить порядковый номер, во втором – дату расторжения трудового договора. В третьей графе делается запись о расторжении трудового договора с указанием причины. В четвертом столбце указывается наименование документа, являющегося основанием, его номер и дата.

    Датой расторжения трудового договора является последний рабочий день. В случаях, если законом или дополнительным соглашением предусмотрено иное, то это тоже отображается в трудовой книжке.

    • Если трудовой договор разрывается согласно основаниям, которые предусмотрены в Трудовом кодексе Российской Федерации, то в трудовой книжке отмечается соответствующий пункт статьи.

    Если инициатором расторжения трудового договора является работодатель, то все причины должны быть описаны в трудовой книжке, и обязательно нужно указать ссылки на закон.

    Если увольнение и прекращение трудового договора осуществляется по причинам, не зависящим от сторон, то запись в трудовой книжке обязательно должна иметь соответствующее законодательное подтверждение в виде ссылки на статью закона.

    Если для расторжения трудового договора были дополнительные основания, которые предусмотрены законодательством, то эти записи тоже отображают в трудовой книжке.

    Если инициатором увольнения был работник, то запись будет иметь приблизительно такой вид: «Уволен по собственному желанию в связи с такой-то причиной». Обязательно нужно указать ссылку на закон.

    Нюансы заполнения данных о расторжении трудового договора или приеме на работу в связи с переводом

    • При расторжении трудового договора с работником в связи с тем, что его переводят на другую постоянную должность, в разделе «Сведения о работе» в третьем столбце нужно указать, в каком порядке осуществляется перевод, и с его ли согласия.
    • При увольнении по той причине, когда работник переходит на выборную работу, к другому работодателю или в другую организацию, в трудовой книжке запись будет выглядеть примерно таким образом: «Уволен в связи с переходом на выборную работу на такую-то должность в такую-то организацию». Также необходимо указать ссылку на закон.

    На новом месте работы делается запись о приеме с наименованием выборного органа, его аббревиатуры. В третьем столбце указывается, на какую должность принят работник. В четвертой графе записываются дата и номер принятия соответственного решения выборного органа.

    Основные правила заполнения дубликата документа

    • Правила заполнения дубликата прописаны в Инструкции, разделы 1-6.
    • Если до данного места работы человек уже работал в других организациях, то при заполнении дубликата в разделе «Сведения о работе» в третьем столбце в первую очередь нужно сделать запись об общем стаже. Это должно быть подтверждено соответствующими документами.

    Стаж в таком случае прописывается общим числом лет, месяцев и дней без указания конкретных должностей и наименований организаций.

    • После этого трудовой стаж расписывается по отдельным периодам в общепринятом порядке: в первой графе указывается порядковый номер, во втором – дата приема. В третьем столбце прописываются наименование структурного подразделения, должности, специальности и квалификации. Если есть документы, подтверждающие перевод работника на другое место работы или другую должность, то это тоже отображается в трудовой книжке.

    Во втором столбце указывается дата расторжения трудового договора, а в третьей – причины и основания, если в подтверждающем документе они прописаны.

    Основное правило заполнения новой трудовой книжки – вводят только те данные, которым существует документальное подтверждение.

    Видео (кликните для воспроизведения).

    В четвертом столбце записываются название, номер и дата документа, в соответствии с которым выполнены все записи в дубликате документа. Все оригиналы, которые требовались для заполнения, должны быть переданы владельцам. Работодатели должны оказывать посильную помощь и содействие в получении документов, которые подтверждают факт работы человека в их организации.

    Источники


    1. Радько, Т. Н. Теория государства и права в схемах и определениях. Учебное пособие / Т.Н. Радько. — М.: Проспект, 2015. — 776 c.

    2. Профессиональная этика сотрудников правоохранительных органов; Щит-М — М., 2011. — 384 c.

    3. Давыденко, Дмитрий Как избежать судебного разбирательства. Посредничество в бизнес-конфликтах / Дмитрий Давыденко. — М.: Секрет фирмы, 2014. — 168 c.
    4. Жан, Мишель Ламбер Маленький судья / Жан Мишель Ламбер. — М.: Прогресс, 2016. — 352 c.
    5. Безуглов, Анатолий Встать! Суд идет: моногр. / Анатолий Безуглов. — М.: Детская литература. Москва, 2014. — 224 c.
    Заполнение трудовой книжки
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here